Esta tipología se refiere a un proceso en el que una organización se certifica por primera vez o ha perdido su certificación después de no haber pasado las auditorías programadas y reinicia su certificación. A grandes rasgos, este tipo de certificación se diferencia entre Fase 1 y Fase 2:

Fase 1: Revisión Documental (Auditoría Preliminar)

Objetivo: Evaluar la documentación del sistema de gestión y determinar si está preparada para la auditoría en sitio.

Actividades: El auditor revisa la documentación presentada por la organización, que incluye políticas, procedimientos, manuales y registros. Se verifica que la documentación cumpla con los requisitos de la norma ISO correspondiente. Se evalúa el contexto organizacional y se identifican posibles áreas de riesgo. Se revisa la adecuación del alcance y los objetivos de la auditoría.

Después de completar esta primera fase, el organismo certificador elabora un informe que resume los hallazgos, incluyendo cualquier no conformidad detectada durante la auditoría. Este primer informe es fundamental para que la organización comprenda su situación respecto a los requisitos de la norma y garantizar que la Fase 2 pueda realizarse, para lo cual el equipo auditor podrá documentar áreas de mejora o no conformidades para que la organización corrija cualquier cuestión que deba estar solucionada antes de iniciar la Fase 2.

Fase 2: Auditoría en Sitio.

Objetivo: Evaluar la implementación y eficacia del sistema de gestión en el lugar de trabajo.

Actividades: Los auditores realizan entrevistas con el personal, observan procesos y revisan registros para verificar el cumplimiento con los requisitos de la norma. Se evalúa cómo se están aplicando los procedimientos documentados en la práctica.

Informe de Auditoría: Después de completar ambas fases, el equipo auditor elabora un último informe de auditoría que resume los hallazgos, incluyendo cualquier no conformidad detectada durante la auditoría. Este informe es fundamental para que la organización comprenda su situación respecto a los requisitos de la norma.

Acciones Correctivas: Si se identifican no conformidades durante la auditoría, la organización debe tomar acciones correctivas para abordar estos problemas. Las acciones correctivas deben ser documentadas y comunicadas al organismo certificador dentro del plazo acordado.

Decisión sobre Certificación: Una vez que se han abordado todas las no conformidades (si las hubo), el Comité de Certificación de TNV Certification Pvt Ltd revisa toda la información recopilada durante las auditorías y, si todo está correcto, se procede a la emisión del certificado a la organización y su alta en el registro de empresas certificadas de IAF. (https://www.iafcertsearch.org/)

1. Esta tipología se refiere a un proceso en el que una organización que ya está certificada bajo un Sistema de Gestión busca transferir su certificación de un organismo certificador a otro. Este proceso puede ser motivado por diversas razones, como la insatisfacción con el servicio del organismo actual, cambios en la estrategia empresarial (internacionalización) o la búsqueda de un organismo con una mejor reputación o costos más competitivos. Las fases de esta modalidad una vez tomada la decisión de cambio son:
   • Recopilación de la documentación de certificación existente: certificado/s vigente/s, informe/s de auditoría de la fase anterior de certificación, en caso de haberse detectado no conformidades en la fase anterior de certificación, las acciones correctivas, etc.
   • Revisión de la documentación aportada por parte de la nueva entidad de certificación y comprobación del registro efectivo en IAF de la empresa certificada.
   • Dependiendo de los casos, esta fase puede incluir la revisión del sistema de gestión existente y cualquier cambio realizado desde la última auditoría, así como también puede ser necesaria una auditoría en sitio para verificar el cumplimiento continuo con los estándares aplicables.
   • Emisión del nuevo Certificado: Si todo está en orden y se cumplen los requisitos, el nuevo organismo emitirá un certificado de conformidad.
   • Seguimiento y Auditorías Periódicas: Una vez completada la transferencia, el nuevo organismo de certificación llevará a cabo auditorías periódicas según lo estipulado en su plan de auditoría y continuado con los ciclos de certificación que existían antes de la realización del proceso de transfer.

Es importante dejar claro que las certificaciones no son acciones permanentes y se organizan en ciclos trianuales. Por tanto, periódicamente se requiere auditorías para asegurar que se mantengan los estándares implementados.

El ciclo de certificación consta de las siguientes fases:

• Año 1 (Auditoría Inicial): Esta es la primera auditoría que se realiza para obtener la certificación ISO y se lleva a cabo en dos fases (revisión documental y auditoría en sitio) como se describió anteriormente.
• Año 2 (Auditorías de Seguimiento 1): Segunda auditoría del ciclo de certificación con el objetivo de verificar que el Sistema de Gestión sigue cumpliendo con los requisitos de la norma y que da muestras de su funcionamiento y orientación hacia la mejora continua. Su duración es menor a la Auditoría Inicial.
• Año 3 (Auditorías de Seguimiento 2): Tercera auditoría del ciclo de certificación, manteniendo el objetivo de verificar que el Sistema de Gestión sigue cumpliendo con los requisitos de la norma y que da muestras de su funcionamiento y orientación hacia la mejora continua. Su duración es menor a la Auditoría Inicial.
• Año 4 (Recertificación): Después del ciclo de certificación será necesario pasar por un nuevo proceso de auditoría para renovar la certificación. Sus características son muy similares a la Auditoría Inicial, aunque sin tener que realizar una fase previa de revisión documental. Si la organización demuestra que el Sistema de Gestión se ha mantenido de forma adecuada, se inicia un nuevo ciclo de certificación y se emite un nuevo certificado.